İşyeri Dışı E-postalar: Eklemeniz (ve etmemeniz) gereken her şey

Çalışma dünyasında, “OOO” den daha az hoş geldiniz kısaltması vardır. İş e-postanızdaki işyeri dışı mesajı, iş arkadaşlarınıza ve müşterilerinize, belirli bir şekilde ulaşılamayacak durumda olmanızın zor olacağını bilmenin pratik bir yoludur zaman miktarı. Bu yüzden, onu düşünmenize gerek yokken (burada bir roman yazmıyorsunuz), ne eklediğiniz önemli.

İşyeri dışında bir mesaj yazmak için biraz garip ve robotik gelebilir, ancak gerekli ve Sahilde Mai Tais'i yudumlarken veya Machu'da yürüyüş yaparken ulaşmaya çalışabilecek herkes için yararlı Picchu. (Ayrıca, işten ayrılma mesajını ayarlamak, iş yerinde işten ayrılmayla ilgili sorun yaşarsanız fişten çekmenize ve rahatlamanıza yardımcı olacaktır.) Tatil otomatik yanıtınızda şunları söyleyecekleriniz (ve söylemeyecekleriniz) aşağıda açıklanmıştır.

İLİŞKİLİ: Hak Ettiğiniz Tatil İçin Tasarruf Etmenin 9 Yolu

1. Selamlama ve çıkış yapma.

Tabii ki, bir OOO mesajını nasıl başlattığınız kişisel tercihinize ve çalışma ortamınıza bağlı olacaktır. Büyük bir "merhaba" kesinlikle gerekli olmasa da, bir yerden başlamak zorundasınız ve insani bir dokunuş katmak güzel. “Şu anda ofis dışındayım ...” a atlamak size çok garip ve müstakil geliyorsa, basit bir “Merhaba,” veya “E-postanız için teşekkür ederiz” ile rahatlayın.

Aynı şey imzanız için de geçerlidir. Geri dönüş tarihinizden ayrılmaya davetlisiniz, ancak kapanmak mantıklıysa "Teşekkür ederim!", "En iyi, (adınız)" veya "İyi bir hafta sonu geçirin (veya buraya tatil ekleyin)!" gibi bir şey onun için.

2. Ne kadar süre dışarıda kalacağınızı ekleyin.

Başlangıç ​​ve bitiş tarihlerinden bahsedin: “3-7 Temmuz tarihleri ​​arasında seyahat edeceğim ve e-postaları kontrol etmeyeceğim. Notunuzu 8 Temmuz'a döndüğümde mümkün olan en kısa sürede yanıtlayacağım. ”(Geri döndüğünüzde tatil yanıtlayıcınızı kapatmayı unutmayın!).

3. E-postayı kontrol edip etmeyeceğinizi ekleyin.

Dışarıda kalma mesajı yalnızca şebekeden tamamen çıkarken yararlı olmaz. İş veya seyahat için uzaktan seyahat ediyor olabilirsiniz, iletişimi sporadik ve WiFi bağlantısını iffy yapabilirsiniz. E-postaları kontrol etmeyecek veya yanıtlamayacaksanız, söyleyin (yukarıdaki örneğe bakın). Aksi takdirde, seyahat veya site yükümlülükleri nedeniyle güvenilir bir şekilde ulaşamayacağınız kişileri uyaran bir mesaj ayarlamak yararlıdır. Her şey size ulaşmaya çalışanların beklentilerini belirlemekle ilgilidir. Örneğin: “Notunuz için teşekkürler! 3 Temmuz'a kadar bir fotoğraf çekimi için seyahat edeceğim ve e-postayı düzenli olarak kontrol edeceğim / e-postaya sınırlı erişime sahip olacağım ve yanıt vermek yavaş olabilir. ”

4. Size nasıl ulaşacağınızı ekleyin (eğer varsa).

Bir kapasitede bulunacaksanız, tam olarak nasıl iletişime geçeceğinizi belirtin. Örneğin: “E-postayı kontrol etmeyeceğim, ancak herhangi bir nedenle bana ulaşmanız gerekiyorsa, lütfen hücremden benimle iletişime geçin…” Veya: “Bu zamana duyarlıysa, lütfen bana yeniden e-posta göndermekten çekinmeyin tarihinde (geri döndüğünüz tarih) gelen kutumun en üstünde yer alır. ”Veya:“ Acil istekler için lütfen (asistan, meslektaş, serbest meslek sahibi veya diğer mevcut, ofis içi adıyla iletişim kurun) kapsama)”. OOO'nize başka bir iş arkadaşınızın iletişim bilgilerini dahil etmeden önce, onlarla birlikte temizleyin - üstündürseniz bile, bir başkanlık hala güzel bir nezakettir.

5. Gereksiz kişisel detaylardan kaçının.

Doğum / babalık iznindeyseniz veya o hafta sonu evliyorsanız (!), Bunu eklemek son derece iyidir - ancak bu, kişisel paylaşımın otomatik olarak yanıtlanması gerektiği kadarıyla ilgilidir. Çok sayıda kişisel ayrıntıdan söz ederek birinin mesajına nasıl tepki verebileceğinizi düşünün. Alıcı taraftaki kişinin a) e-postalarını yanıtlayıp yanıtlamayacağınızı ve b) sizden haber almayı bekleyebileceklerini bilmesini istersiniz. Başka bir şey muhtemelen TMI'dir, bu yüzden basit tutun.

İLİŞKİLİ:Hızlı Yanıt İsterseniz E-posta İmzalamanın En İyi Yolu