Gecikme için özür dilerim: Vadesi geçmiş bir yanıt için e-görgü kuralları ipuçları

Sunduğumuz her ürün, yayın ekibimiz tarafından bağımsız olarak seçildi ve gözden geçirildi. Dahil olan bağlantıları kullanarak bir satın alma işlemi yaparsanız komisyon kazanabiliriz.

E-posta borcunun derinliklerinde olan bir kişi, birisine (ya da bir çok kişiye) bir cevap borcunun ne kadar stresli olabileceğini bilir. Ayrıca müzikle yüzleşmenin, gecikmenin sahibi olmanın ve “gönder” e basmanın ne kadar zor olduğunu da biliyorlar.

Gecikme için kabullenip özür dilemeye, serin oynamayı ve hiçbir şey yanlışmış gibi davranmaya değer mi? Belli bir süre sonra cevap vermeye değer mi? Herhangi bir taahhütte bulunmadan önce e-posta görgü kuralları sahte pas, en büyük dos okumak ve doğrudan iki görgü kuralları uzmanından (ve başlamak için birkaç örnek cevap) bir e-postaya geç cevap vermeyin.

1. Yanıt vermekte gerçekten gecikip geçmediğinizi bilin.

Ulusal bir görgü kuralları uzmanı olan Diane Gottsman, “Gerçekten geç olup olmadığınıza veya sadece suçlu olup olmadığınıza karar verin,” diyor

2. Çoğunlukla, özür dilemeye değer.

Bu olur, herkes teslim tarihlerini kaçırır veya yazmayı unutur - devam etmeden önce bunu kabul etmek asla acıtmaz. Mannersmith görgü danışmanlığı başkanı ve yazarı Jodi R.R. Smith, “Bu olduğunda, bir özür gerekli” diyor. Görgü Kuralları Kitabı: Modern Görgü Kuralları ($10; amazon.com). “Özür dileyin ve sohbeti ilerletin.”

3. Kısa ve öz olun.

“Bir e-postanın amacı hızlı, bilgilendirici ve özlü olmaktır. Derhal (kasıtlı olarak veya değil) yanıt vermemenin denetimini bu şekilde ele almalısınız ”diyor Gottsman. Şiirselleştirmeye, TMI'yi paylaşmaya veya mazeret oluşturmaya gerek yok.

Smith, “Açıklamalar genellikle sadece engel olur,” diyor. “Uzun masallar yaratmaya ve kesinlikle çirkin gerçeğe gerek yok.”

Eğer ona küçük bir kişilik enjekte edecekseniz, Gottsman basit bir şeyle gideceğini söylüyor: “Size daha erken dönmediğim için özür dilerim. İsteğinizi araştırıyordum ve istemeden hemen yanıt vermeyi göz ardı ettim. ”Ve bunu bırakın.

4. Kelimelerinizi akıllıca seçin.

Tabii ki, diğer kişiye yakınsanız, daha rahat ve konuşma tonu uygundur. Gottsman şöyle bir yanıt veriyor: “Aman Tanrım, size geri dönmek için çok uzun sürdüğüm için çok üzgünüm. Lütfen beni affet! ”, Yakın olduğunuz biri için harikadır, ancak patronunuzla profesyonel bir e-posta alışverişi için uygun olmayabilir. Pek çok yöneticinin sahip olduğu bir evcil hayvan peeve, bir raporun “Kötü'üm” gibi argo kullanarak geç cevap vermesidir. "Gecikme için özür dilerim, hemen başlayacağım ve daha iyi olacağım."

5. Daha iyi olmak için çözün.

Son teslim tarihi olan ve gelen kutunuza oturmuş bir e-postaya sahip olmak eğlenceli değildir ve diğer kişi için de sakıncalıdır. Gottsman, “Gelecekte önemli e-postaları göz ardı etmemeleri için işaret etmeyi unutmayın” diyor. “Gecikmeli bir cevapla ertelemek durumu daha da rahatsız ediyor.”

Birkaç Örnek Geç Yanıt E-postası

Önemli bir çalışma tarihini kaçırdıysanız, Smith bu süreye sahip olduğunu söylüyor, sonra sabrınız için teşekkür ederim:

“Lütfen gecikmeyi affedin. Projeyi şimdi sonlandırıyoruz ve yarın COB tarafından size istenen tüm bilgileri vereceğiz. Tüm sorularınızı tam olarak yanıtlayabildiğimiz ve önümüzdeki haftaki toplantıda sizinle görüşmeyi dört gözle beklediğimiz için ek süre için teşekkür ederiz. ”

Birisi size son teslim tarihi olmayan samimi bir not gönderdiyse ancak bu kibar bir yanıt anlamına geliyorsa, Gottsman şunları önerir:

“Son tanıtımımla ilgili nazik e-postanız için teşekkür ederim. Son birkaç gündür ofisleri taşıyorum ve zaman benden uzaklaştı. Gelecek haftaki miksere yetişmek için sabırsızlanıyorum. ”

Eğer tamamen RSVP son teslim tarihini kaçırdıSmith, “et culpa'nızı kısa ve tatlı yapın ve bunun yerine etkinliğe odaklanın” diyor.

“RSVP tarihinizi kaçırdığınız için özür dileriz, elbette özel etkinliğinizde olacağız. Elbisem zaten var ve kocam dans ayakkabıları giymeyi planlıyor. ”

Bir arkadaşınızdan veya akrabanızdan kötü haberler aldıysanız ve yanıt vermemeye başladıysanız, Smith bu nazik yaklaşımı sever:

“E-postanız tamamen sürpriz oldu ve gerçekten yanıt vermek için sessiz bir anım olmasını beklemek istedim. Bu çok zor bir zaman olmalı… ”

Yanıt Vermemenin Tamam Olduğu Tek Zaman

“E-posta ilginizi çekmeyen bir şeyse (düşünün: kitlesel talepler) veya engellemeyi tercih ettiğiniz birinden 'sil' düğmesine basın ve iki kez düşünmeyin” diyor Gottsman.

İLİŞKİLİ: Ofis Dışı E-postaya Eklemeniz (ve Vermemeniz) Her Şey