İşyerinde Kötü Haber Sunmanın 11 Sırrı

Hemen geri bildirimde bulunun, ancak hemen değil.
İyileştirme alanlarını belirlemek için yıllık bir inceleme yapılmasını beklemeyin. Sorunlara hızlıca dikkat edin, böylece ayrıntılar zihninizde taze olur. Bir olaydan bir gün sonra tatlı nokta; Biraz zaman geçirmeniz çok sıcak duyguları harekete geçirir ve sözlerinizi hazırlamanızı ve daha düşünceli olmanızı sağlar. “Şu anda, her iki tarafın da daha güçlü, daha az yardımcı bir reaksiyonu olacak,” diyor Jennifer Porter, Boda Grubuliderlik ve takım geliştirme şirketi. Yıllık veya üç aylık incelemeler hedefleri kapsamalı ve geleceğe yönelik geri bildirimlere odaklanmalıdır (örneğin, birisinin daha fazlasını yapması gerekenler veya kariyerlerini ilerletmek için daha az (“Veri analizi konusunda daha yetkin olsaydınız, bir sonrakine geçtiğinizi görebilirim seviye”).

Niyetini hatırla.
Öncelikle neden geri bildirim paylaşmak istediğinizi düşünün. Porter, “Bunu yapıyorsunuz çünkü kişinin başarılı olmasına yardımcı olmak istiyorsunuz” diyor. O zaman, bundan daha az yardımsever olabilir - sadece kötü alışkanlıkları azaltmanız veya özensiz işleri düzeltmeniz gerektiğini düşünebilirsiniz - ancak her türlü geri bildirim ekibinizin öğrenmesine ve büyümesine yardımcı olur. Onların güvenini de kazanmak istiyorsun. “Geri bildirimde bulunmazsanız, başkası sahip olacağınız kadar iyi bir iş çıkarır ve yapmaz,” diyor insan operasyonları müdürü Freyan Billimoria Skillshare, çevrimiçi bir öğrenme topluluğu. Görüşme sırasında niyetinizi belirtin. “Bunu sana söylüyorum çünkü seni önemsiyorum ve olabildiğince etkili olmanı istiyorum” deyin.

Teslimatı değil içeriği düşünün.
Porter, birçok yönetici söyleyecekleri yerine darbeyi nasıl yumuşatacaklarından endişe ediyor. “Bu, bir konuşma yapmaya hazırlanmak ve sunumunuzun içeriğinden ziyade ne giyeceğinize odaklanmak gibi” diyor. Kendinize “Temel mesajım nedir? Umarım bu kişi konuşmadan uzaklaşır mı? Bundan sonra ne olmak istiyorum? ”Dediklerinizi yazın ve duşta veya güvenilir bir iş arkadaşınızda pratik yapın. Duyguları tartışmak yerine davranışları veya eylemleri sıfırlayın ve somut örnekler verin. “Bu toplantıda insanları altı kez böldüğünü fark ettim” (“Kaba davranıyorsun) iş arkadaşları”).

İLİŞKİLİ: İşte Esnek Bir Program Nasıl İşlenir?

Bir soru ile başlayın.
Tartışma bir monolog değil, bir diyalog olmalıdır. De ki, “Görüşlerinizi paylaşmak için sizinle bir görüşme yapmak isterim. Bu doğru mu? ”Evet demek insan doğasıdır, ancak izin isteyerek ilişkiyi güçlendirebilirsiniz, diyor Porter. Başka bir taktik: Diğer kişiyi konuşmaya yönlendirin. De ki, “Seninle konuşmak isterim x. Sizce neyin iyi gitti? Ne yapmadığını düşünüyorsun? ”Çalışanınıza yanıt vermesi için zaman tanıyın. “Pek çok durumda, nerede azaldıklarını zaten biliyorlar,” diyor Fran Hauser, Güzel Kız Efsanesi ($16; amazon.com). “Konuşmayı eleştiri yerine bir işbirliği olarak çerçevelediğinizde, ton daha destekleyicidir.”

Daha az kelime kullanın.
Mümkün olduğunca spesifik olun. Belirsiz veya klişe ifadeler (“Yönetici varlığınız üzerinde çalışmanız gerekir”) veya şeker kaplı geri bildirim dinleyici için kafa karıştırıcıdır ve noktanızı tamamen kaçırmaları olasılığını artırır. Porter, “Birinin son teslim tarihini kaçırdığını söylemek için 100 kelime kullanırsanız, açıklıyorsunuz” diyor. Dolgu kelimeleri ve yumuşatıcıları yükledikten sonra (“fazla çalıştığınızı biliyorum”), geri bildirimler kişisel hissetmeye başlar ve önyargı kaybolur, diyor Billimoria. Bunun yerine, konuya gelin ve ne gözlemlediğinizden bahsedin. De ki, “Son iki raporun son teslim tarihini kaçırdığımızı fark ettim. Ne oldu?"

Mesajınızı sulamayın.
İki övgü dilimi arasında olumsuz geri bildirim alma alışkanlığı içgüdüsel olabilir, ancak yöneticilerin yaptığı en büyük hatalardan biri, diyor Billimoria. Geribildirimin övgü dolu övgüler içinde saklanması, gücü kelimelerinizden çıkarır. “İnsanlar bunun geldiğini görüyor; o zaman pozitif olanı reddedecek, negatif olanı bekleyecek ve söylediklerinize güvenmeyecekler ”diyor Porter. Nazik ama doğrudan olmak için yapabilecekleriniz: Geri bildirimi olumlu bir şekilde ifade edin, diyor Hauser. “Çok iyi gidiyor, ancak iyileştirilmesi gereken bazı şeyler hakkında yapıcı geri bildirimlerim var” veya “Size yardımcı olabilecek bazı tavsiyelerim var” deyin.

İLİŞKİLİ: Profesyonellerden Gelen Bu E-posta Yönetimi İpuçları ile Gelen Kutunuzu İyileştirin

Bağlam sağlayın.
Birinin geç iş yapmasını neden önemsiyorsun? Yoksa sunumları mükemmel şekilde biçimlendirmiyor mu? Cevaplar sizin için açık olabilir, ancak bir çalışanın geri bildiriminizin nedenini anlaması gerekir. Daha büyük resmin içine belirli notlar koymaya çalışın - örneğin, “Bölümümüz işe geç kaldığında, diğer ekipleri de etkiler” veya “Finansallarınız yanlış hizalanmış görünüyorsa, bu rakamlara insanlarınıza güven eksikliği verebilir. ”Hauser, geri bildiriminizin neden önemli olduğunu açıklamak, duymak.

Empatik olun.
Eleştirel yorumlar almak zordur. “Geri bildirimde bulunma konusunda ne kadar yetenekli olduğunuz önemli değil. Hala acıyor ”diyor Porter. Aşırı sert olmayın, diğer kişinin bakış açısını dinleyin ve sakin olun. Ayrıca, mümkünse “siz” kelimesinden kaçının. “İnce kelime seçimleri konuşmayı bir saldırıdan ziyade bir diyalog gibi hissettirebilir” diyor Hauser. Örneğin, “Farklı yapabileceğini düşündüğüm şey bu” demek yerine, “Farklı yapabileceğini düşündüğüm şey bu” dedi.

Yüz yüze yapın.
Hauser, e-posta veya telefon yoluyla zor haberleri vermek cazip gelebilir, ancak şahsen (veya Skype veya FaceTime aracılığıyla) toplantı yapmak daha etkilidir. Birbirinizin sözsüz ipuçlarını ve duygusal niyetini okumanızı sağlar. Hauser, “Yüz yüze olmak, diğer kişinin şefkatinizi hissetmesini sağlamanın tek yoludur” diyor. Ayrıca, çalışanınızı göremiyorsanız, söylediklerinizden rahatsız olup olmadıklarını ve hatta dikkat ettiklerini fark etmek daha zor olacaktır. Hauser, “Düzgün oturun ve ne kadar zor olursa olsun göz temasını sürdürün” diyor.

Bir takip planınız olsun.
Sonraki adımları tartışarak sohbeti kapatın. Nasıl yardımcı olabileceğinizi sorun ve tekrar ne zaman konuşmanız gerektiğine birlikte karar verin (konuya bağlı olarak günler, haftalar veya aylar sonra). Sonra bir veya iki gün sonra diğer kişinin nasıl hissettiğini kontrol edin. Porter, geri bildirim alıcısının, üretken olsa bile, konuşmadan biraz yaralı olarak uzaklaşması doğaldır, diyor Porter. “İnsanlara işlenmesi için zaman vermelisin,” diyor Billimoria. “Güçlü ilişkilerin anahtarı geri dönüyor.” Bunu yaptığınızda, bir dahaki sefere paylaşım geri bildirimini kolaylaştıracak güven kazanacaksınız.

Bol bol övgü vermeyi de unutmayın.
Olumlu geri bildirim göndermeyi rutininizin bir parçası haline getirin - sadece hoş olmayan konuşmalara sıkıştırmayın. Mesele sadece insanları yatıştırmak ya da herkese bir kupa vermek değildir; Olumlu geribildirim profesyonel gelişim aracıdır. Her şeyden önce, yapıcıdır - insanların neyi iyi yaptıklarını bilmesi faydalıdır, böylece yapmaya devam edebilirler. İkincisi, geri bildirime daha açık ve hoşgörülü bir kültür yaratmaya yardımcı oluyor, diyor Porter. Burada da açık olun. “Bu zorluğun üstesinden gelme şeklini gerçekten seviyorum” ya da “Onların katılımını sağlamak için diğer departmanlarla konuştuğunuz için teşekkür ederim.” Ve sık sık söyleyin. Hauser, “Her eleştiri konusu için en az beş parça övgü vermelisiniz” diyor. “Bu insanları geri bildirim istedikleri bir yere götürüyor.”