5 E-posta Yönetimi İpuçları

Sunduğumuz her ürün, yayın ekibimiz tarafından bağımsız olarak seçildi ve gözden geçirildi. Dahil olan bağlantıları kullanarak bir satın alma işlemi yaparsanız komisyon kazanabiliriz.

1. Adım: Klasörler Oluşturun

Atlanta'da kişisel üretkenlik uzmanı Peggy Duncan, kutunuzu varsayılan depolama alanı olarak kullandığınızda, hızla ihtiyacınız olan şeyi bulmanızı sağlayan dijital önemsiz bir çekmece haline geliyor. İletileri el ile klasörlere ayırabileceğinizi biliyorsunuz, ancak iletileri otomatik olarak klasör evlerine yönlendiren filtreler ayarlayabileceğinizi biliyor muydunuz? Örneğin, Facebook'tan gelen bildirimler doğrudan bir Sosyal Medya klasörüne gidebilir. (Gmail bunu otomatik olarak yapar, ancak diğer e-posta hizmetleriyle benzer bir sistem kurabilirsiniz.) haber bültenleri gibi bir tür e-posta kendi klasörlerinde gruplanır, bunları tek bir klasörde silebilirsiniz Tıklayın. Birlikte çalıştığınız klasörlerin sayısı ve nasıl adlandırdığınız ihtiyaçlarınıza bağlı olmalıdır.

2. Adım: Kutunuzdaki Yalnızca 20 Ürünü Hedefleyin

Evet cidden. Yirmi e-posta, tüm kutunuzu kaydırma yapmadan görebileceğiniz anlamına gelir. Bir iletiyi ele alır almaz dosyalayın veya silin. Yalnızca geçtiğimiz hafta yanıt vermediğiniz iletiler gelen kutunuza aittir.

3. Adım: Bir Programa sadık kalın

E-postaları okumak üretkenliği engeller. Sürekli iletişimin çok önemli olduğu meslekler için, bir program oluşturmak gerçekçi olmayabilir. Ancak, işinize uzun ve sert bir şekilde bakarsanız, okuma süresini 60 veya 90 dakikada bir belirlemenin mümkün olduğunu görebilirsiniz. Rutin olana kadar takviminizde uyarılar ayarlayın. “Birinin size ulaşması gerekiyorsa, ararlar” diyor yazar Egan Gelen Kutusu Detoksu ve E-posta Mükemmellik Alışkanlığı ($20, amazon.com). Telefonunuza e-posta gönderirseniz, daha sonra yanıt vermeyi unutmamak için takip etmeniz gerekenleri okunmamış olarak işaretleyin.

4. Adım: Okumadan Önce Düzenleyin

Planlanan her e-posta oturumunun başında, VIP'lerden (patron, çocuğunuzun öğretmeni) gelen mesajları tespit etmek için gönderene göre sıralayın, ardından konu satırlarını tarayın ve belirgin önemsiz öğeleri silin.

5. Adım: Stratejik Olarak Yanıtlayın

İki dakika veya daha kısa sürede tekrar yazabilir misiniz? Hemen yap, diyor Egan. Bir e-posta daha fazla zaman gerektiriyorsa, o günün ilerleyen saatlerinde veya ertesi sabah planlanan bir pencerede işlenebilmesi için işaretleyin. Uzun bir yanıtın çizilmiş bir e-posta zincirine yol açacağından korkuyor musunuz? Telefonu açmanın zamanı geldi.

Insider Tech Tricks

En iyi üç e-posta sağlayıcısında BT uzmanları tarafından önerilen bu az bilinen araçlarla e-posta yaşamınızı iyileştirin.
Gmail: Göndermeyi Geri Al
Gönder'i tıklamak istemiyor muydunuz? Bu e-postayı geri almak için 30 saniyeniz var. Bu yüzden harekete geçin!

Nasıl: Ayarlar'a, ardından Laboratuvarlar'a gidin, ardından Göndermeyi Geri Al altında Etkinleştir'i tıklayın. Whew!
Yahoo: Tek Kullanımlık Adresler
E-posta adresinizi rastgele web sitelerine vermekten nefret ediyorsanız, iletileri gerçek gelen kutunuza yönlendiren alternatif bir adres oluşturun. Yedek adres spam olursa, silebilirsiniz.

Nasıl: Sağ köşedeki dişli çarkına gidin ve Ayarlar'a, ardından Güvenlik'e ve Tek Kullanımlık Adresler'e tıklayın.
Outlook.com: Süpürme
Bu özellik, kutunuzdaki her iletiyi bir gönderenden (örneğin, eski veya Groupon) çöp kutusuna atmanıza olanak tanır.

Nasıl: Gönderenin e-postalarından birini açın, ekranın üst kısmındaki Süpür'ü tıklayın, ardından Tümünü Sil'e basın.