Herkesin Takip Etmesi Gereken 7 E-Posta Görgü Kuralları
Finesse Worldwide CEO'su Aimee Symington, “Bu dağıtım listesindeki her bir kişinin ne söylemeniz gerektiğini bilmesi gerekmediği sürece, hepsini yanıtlamayın” diyor. Listedeki adları gözden geçirmenizi ve yalnızca yanıtınızı gerçekten isteyenlere yanıt vermenizi önerir. Bu, yalnızca göndereni veya yedi alıcıdan üçünü yanıtlamak anlamına gelebilir. Ve yöneticiniz veya iş arkadaşınız bir şeye kopyalanmak istiyorsa, onun isteğine saygı gösterin.
Düşünceli yanıtlar başkalarına zaman kazandırabilir. “İster ticari ister sosyal nedenlerle olsun, insanlar önemsiz bir akıştan rahatsız olmaya başlayacak e-postalar çünkü onları açmak zorunda kalmıyorlar, ”diyor Texas Protokol Okulu kurucusu Diane Gottsman. Bu yüzden, bir dahaki sefere brunch'a davet edildiğinizde, "Yapamıyorum" ile yanıtlamadan önce iki kez düşünün.
Awesome Etiquette podcast'inin ev sahibi Lizzie Post, iyi bir konu satırının alıcıların e-postaya öncelik vermesine yardımcı olduğunu söylüyor. Ne yaparsan yap, boş bırakma. Bir konu satırı hazırlarken, onu belirgin ve özlü hale getirin ve yazımınızı ve dilbilginizi izleyin. “Bir kişinin fark ettiği ilk şey bu” diyor Post.
İLİŞKİLİ: Çalışma Hayatınızı 5 Basit Adımda Düzenleyin
Bir konu satırı e-postanın içeriğini yansıtması gerektiğinden, uzmanlar konuşma akışı devam ederken konu satırını güncellemenizi önerir. Bir e-postanın aciliyetini azaltabilecek konu satırlarından kaçının (düşünün: "hızlı soru" büyük iş problemi) veya birisinin zaten okuduğunu düşündüğü bir mesajı kaçırmasına neden olur, açıklar Gottsman. Bir e-posta orijinal iletiden çok uzaklaşmışsa yeni bir ileti dizisi başlamanızı önerir.
Uzmanlar e-postalar için uygun bir yanıt süresi konusunda anlaşamasa da, hemen hemen her e-postanın bir yanıtı hak ettiğini kabul ediyorlar. Basit bir yanıt (“Anladım, teşekkürler” veya “İyi bir plan gibi geliyor”) yeterli olacaksa, bir e-postayı okuduğunuzda yanıtlamaya çalışın.
Bazen bir e-postanın toplanması birkaç gün sürebilecek bilgiler gerektirebilir; ancak bu, insanları asılı bırakmanıza izin verdiğiniz anlamına gelmez. “E-postalarını aldığını ve mümkün olduğunda geri geleceğini bilmelerini sağla” diyor Symington.
Ayrıca, seyahat ediyorsanız veya ofisin dışındadiye ekliyor, böylece diğerleri bir yanıt beklememeleri gerektiğini biliyor.
“Doğru nedenlerle doğru kişilere yönlendirdiğinizden emin olun” diyor Post. Yönlendirmeden önce, iletiyle ilişkili herkesin eklerini, adlarını ve iletişim bilgilerini içeren içeriğin hassasiyetini değerlendirin. Bazı kişiler iletişim bilgilerinin gizli kalmasını tercih eder. Bir ileti dizisinde bir tartışmanın çok fazla ayrıntılı noktası varsa, yeni bir e-posta başlatın.
İLİŞKİLİ: 5 Son derece can sıkıcı iş arkadaşınızla nasıl başa çıkabilirsiniz?
Hepimiz oradaydık. Bir virüs tutulur ve biz farkına varmadan, Büyükbabamı herkesin kızarmasını sağlayacak bağlantılar ile spam yapıyoruz. Açıkça bir virüs olanı alırsanız, kurbanı olup bitenler hakkında özel olmayabilir. “Sadece, 'Bunun olduğunu bildirmek istedim' deyin,” diyor Symington. “Bu güzel bir şey.”
Şahsen iyi bir izlenim bırakmayı umursuyorsunuz, neden e-postanızı aynı standartta tutmuyorsunuz? Symington, “E-posta sizin bir yansımasıdır ve yine de kısalık göz önünde bulundurulurken metinden çok bir mektup gibi yazılmalıdır” diyor. Yazımınızı, dil bilginizi ve noktalama işaretlerinizi kontrol edin. Tümü büyük harfler bağırdığınızı gösterir ve tüm küçük harfler tembel olduğunuzu gösterir. Çok fazla yazı tipi, renk ve gülen yüz rahatsız edici olabilir.
Mizahı abartmaya çalışmadan dost olun. “Mizah duygunuz olsa bile dikkatli olun,” diyor Gottsman. Zil sesi e-postada çok sık karıştırılıyor ve profesyonel olmayan olarak çıkmak istemiyorsunuz çünkü birisi şaka yapmıyor.
Post, önemli bir başkasıyla gündelik bir yemek yiyorsanız (ve tarih gecesi yarın), ancak bir akşam yemeğinde e-postayı kesinlikle kontrol etmiyorsanız, bir şey. Ofisteki toplantılara gelince, duruma göre değişir. İş arkadaşları toplantılar sırasında e-postalara erişmek için konferans odalarına telefon veya dizüstü bilgisayar getirirse, muhtemelen iyi olur. “Şirket kültürlerinin e-posta konusunda farklı politikalara sahip olacağını unutmayın” diyor. "Uygun olması için e-postanın yapısını işinizde öğrenin."