İşyerinde Etkili E-posta Yazma

Bir meslektaşınızdan aşırı ayrıntılı talimatlar, karışık talepler veya yol çok fazla gereksiz alıcı dahil, iş yerinde etkili e-posta iletişiminin önemini biliyorsunuz. Kuruluş veya düşünce olmadan gönderilen e-postalar iş akışını engelleyebilir, genellikle insanları rahatsız edebilir ve başka türlü önlenebilir yanlış iletişimlere neden olabilir.

Öyleyse, ayrıntılı ve öz arasındaki doğru dengeyi sağlayan net ve etkili bir e-postayı nasıl hazırlarsınız; ilgili tüm doğru insanlar için doğru konulara değinen bir tane? Öncelikle, doğrudan iletinin aksine, bir şeyin ne zaman e-posta yoluyla gönderilmesi gerektiğini bilmeniz gerekir, kişisel toplantıveya telefon görüşmesi. E-postalar daha uzun talimat listeleri göndermek, bir projeyi teslim etmek veya dosya paylaşmak için idealdir. E-posta iletişimi, daha sonra başvurmanız gereken önemli görüşmelerin yazılı kaydını da sağlayacaktır. Tüm etkili e-posta yazarlarının "gönder" e basmadan önce yaptıkları altı şey:

1. Konu Satırını En Üst Düzeye Çıkarın

İlk olarak, konu satırını mesaja ve / veya yanıtınıza göre ayarlamak istersiniz. Geçen hafta size e-posta gönderen birisine mi yazıyorsunuz? Eski, ilgisiz bir mesajı almayın ve "yanıtla" tuşuna basmayın; alıcınız bir hafta önce size yazdıklarını unutmuş demektir. Onları yönlendirmeye yardımcı olun ve yeni konuyu ya da mesajlarına verdiğiniz yanıtı yansıtan yeni bir konu satırı ile yanıt oluşturun (“Arka plan En yeni müşterimiz Jane Doe ”veya“ Cleveland'daki yeni evimize yol tarifleri ”hakkında bilgi), kişisel üretkenlik uzmanı Peggy Duncan Atlanta. Alıcıyı karıştırmanız daha az olasıdır ve daha sonra mesajınızı bulmak daha kolay olacaktır.

İkincisi, açık olun. Örneğin, işte kötü / belirsiz bir konu satırı: “Personel toplantısı.” Şimdi, işte daha iyi bir tane: “Lütfen bu eki saat 14'e getirin. personel toplantısı. ” Marsha Egan, gerekli bir eylem veya nerede ve ne zaman ayrıntılar gibi, alıcının mesajınızın önemini anında ölçmesine yardımcı olursunuz. yazar Gelen Kutusu Detoksu ve E-posta Mükemmellik Alışkanlığı ($20; amazon.com). Ayrıca, gerekli görevi tamamlamalarını hatırlamalarına yardımcı olur.

Konunun ne olması gerektiğinden emin değil misiniz? E-postayı daha sonra bulmak zorunda kalırsanız kullanacağınız anahtar kelimeleri düşünün, diyor Nick Morgan Beni duyabiliyor musun? Sanal Dünyadaki İnsanlarla Nasıl Bağlantı Kurun ($11; amazon.com).

2. Ayrıntılı Talimatlar Sağlayın

Yazılı talimatların netliği, bir iş e-postasının etkinliğini artırabilir veya bozabilir. Bir grup insana ilgili görevleri atarsanız, bunları kişiye göre ayırın ve özellikle her biri için neye ihtiyacınız olduğunu tam olarak neye ihtiyaç duyduğunuzu herkesin bilmesine yardımcı olmak için madde işaretleri kullanın.

3. Alıcıları Dikkatle Seçin

Alıcıları eklemeden önce e-postayı yazın, diyor Vanessa Van Edwards, İnsanlarla Başarılı Olma Bilimi ($12; amazon.com). Bu, yalnızca korkunç yanlışlıkla gönderimi önlemekle kalmaz, aynı zamanda e-postanın içeriğine göre alıcılar eklemenize izin verir. Bu uzun çok kişili e-posta zincirlerinden kaçınmak ister misiniz? Belge gibi bir şey hakkında yorum yapmak için birkaç kişiye ihtiyacınız varsa, paylaşılabilir bir doküman oluşturmayı düşünün dosya (Google Dokümanı gibi), burada herkes bin göndermeden bir alanda değişiklik önerebilir e-postalar.

İLİŞKİLİ:Ofis Dışı E-postaya Eklemeniz (ve Vermemeniz) Her Şey

4. Boşaltma Dilini Kes

Düzeltilmesi gereken bir snafu hakkında e-posta mı alıyorsunuz? Şiirin ne olduğu veya kimin hatası olduğu konusunda şiirsel bir şey yapmak yerine, Ihtiyaç duyulan eylem bir sorunu çözmek için. Örneğin, "Müşterinin sunumumuzla ilgili bir sorunu var, bunun yerine düzeltmek zor, "deneyin," istemcinin çağrısında getirdiği bir şeyi düzeltmek için yardımınızı çok isterim. Bu, yapacak olumsuz geri bildirim vermek veya daha etkili e-posta yoluyla hoş olmayan görevler istemek.

5. Yanıt Talimatlarını Ekle

E-postanız bir yanıt gerektirmediğinde bile (“Önümüzdeki iki saat için bir doktorun randevusunda olacağım” veya “ bugün yerine yarın rapor ”), birçok kişi bunu" Tamam "veya" Teşekkürler "ile onaylamak zorunda hisseder. Bu kişilere kolaylık sağlayın dışarı. Duncan, “Duymak istemiyorsanız, mesajınızın sonuna reply Yanıt gerekmez’ ifadesini ekleyin. “Her iki uçta da zaman kazandırır ve işe yaramaz e-postaların kutulara dağılmasını engeller.” Ayrıca, birine soru sorduğunuzda “Şimdiden teşekkür ederim” yazmaktan çekinmeyin. Kişi geri yazdığında tek satırlık bir “Teşekkür” göndermek için cazip hissetmenizi engelleyecektir.

6. Çok Kişisel Olmayın

“E-postalar gerçekler içindir, duygular değil” diyor Egan. Dijital yazışmalarda ses bükümü ve beden dili eksikliği nedeniyle, bazı duyguları - bir iş arkadaşı hakkında ne hissettiğiniz, komşunuzun partisi hakkında ne düşündüğünüz - kolayca olabilir yanlış. Hassas (veya olumludan daha az) bir sorun getirmek istiyorsanız, bunun yerine onları arayın.

İLİŞKİLİ:Herkesin Takip Etmesi Gereken 7 E-Posta Görgü Kuralları

• Caylin Harris adlı geliştiriciden

• Andra Chantim adlı geliştiriciden

• Maggie Seaver adlı geliştiriciden